Когда возникает потребность в офисном переезде, сразу встает финансовый вопрос. Какие затраты понесет компания при организации тотального переезда целого офиса? Мы уже рассказывали, как избежать ошибок при таком переезде. А теперь поделимся, как можно сэкономить на этой услуге.
Мы готовы идти навстречу желанию клиента сэкономить на офисном переезде, но ровно до того момента, пока это не влияет на качество наших услуг.
Стоимость любого переезда складывается из трех составляющих:
- Оплата услуг специалистов.
- Оплата грузового транспорта.
- Оплата упаковочных материалов.
Рассмотрим, как можно сэкономить на каждой из них. Если не хотите читать всю статью, то коротко скажем: «Чем больше работы возьмете на себя и чем лучше подготовитесь, тем переезд пройдет быстрее, а значит дешевле».
Оплата услуг специалистов
Самая безопасная позиция для экономии в данном вопросе – это самостоятельная подготовка имущества к переезду.
Для этого необходимо заранее приобрести упаковочный материал и максимально упаковать по нашим рекомендациям документацию и личные вещи сотрудников. Персональные компьютеры и индивидуальное имущество работников убрать в большие коробки, документацию – в малые и архивные короба. Если правильно подготовить эту часть работы силами заказчика, то исполнитель затратит меньше времени на оказание услуги – следовательно, и стоимость значительно снизится.
Советуем оставить специфические работы для наших специалистов. Например, разборку-сборку мебели, упаковку больших принтеров, мониторов и телевизоров, сейфов и цветов. Наша команда имеет огромный опыт в этой сфере услуг, поэтому не придется переживать, что имущество повредится при переезде.
Категорически нельзя экономить на количестве специалистов, задействованных на переезде! Большее количество сотрудников сделают свою работу гораздо быстрее. Чем меньше специалистов, тем больше времени уйдет на переезд. Это, в свою очередь, увеличит стоимость оказанных услуг. Чем больше времени работают сотрудники, тем меньше их КПД. Чем больше они устают, с течением отработанного времени, тем больше вероятность того, что что-то будет сломано или повреждено.
Оплата грузового транспорта
Также можно сэкономить на единицах автотранспорта. Если офис масштабный, на большое количество сотрудников, то каждый может перевезти свои личные вещи, офисные картины, сувениры и небольшие цветы самостоятельно. Это даст возможность заказать авто на меньший объем перевозимого имущества или потребуются только специализированные грузовые машины для габаритной техники и мебели.
Отметим еще один важный момент – отсутствие простоев заказанного автотранспорта. Машина должна загружаться/разгружаться и ехать. В этом вам поможет:
- Тщательное планирование и подача авто ко времени
- Например, через 2 часа после начала переезда, когда коробки и мебель начинают складывать уже на первых этажах или у выходов, готовых для загрузки.
- Организация парковочного места для погрузки максимально близко к выходу, для уменьшения проносов
- Например, можно договориться с охраной либо занять парковочные места на городской общественной парковке личным автомобилем.
- Учесть все нюансы подъезда грузового авто к месту погрузки
- Указать имеющиеся ворота и наличие арок на пути.
- Спрогнозировать пробки на дорогах
- Заранее просчитать время, заложенное на транспортировку с одного адреса на другой. В будние дни тариф дешевле, но есть риск попасть в утреннюю или вечернюю пробку. В выходные дни дороги свободнее, но стоимость услуг выше.
Оплата упаковочных материалов
Заранее проговорить и прописать в договоре возможность появления новых дефектов на мебели. Тогда можно уменьшить ее упаковку.
Можно использовать коробки для перевозки документов не архивные, а, например, обычные малые. Это менее удобно, но немного сэкономит.
Однако, есть вещи, где мы категорически не пойдем на экономию. Это упаковка оргтехники, стекла и картин. Для нас важно выполнить услугу качественно и без ущерба.
Дополнительные рекомендации
Провести предварительную ревизию офисного имущества. Есть вероятность, что какая-то техника сломана и не подлежит восстановлению, тогда от нее следует отказаться. Тем самым уменьшив объем перевозимых вещей. То же самое с мебелью и оставленным или забытым имуществом бывших сотрудников.
Заблаговременно планировать переезд на будний день. Переезд в выходные и праздничные дни обычно дороже, так как спрос на услуги выше. И если заказать услугу в последний момент, то «за срочность» могут выставить двойной счет.
Заранее промаркировать все упакованное имущество и согласовать план. Если указать на коробках все данные места, куда они должны попасть: этаж, кабинет, ФИО сотрудника, можно сократить время разгрузки. Не придется бегать по этажам в поисках нужного кабинета, куда выгружать вещи. Муверы оперативно, согласно плану, доставят офисный инвентарь.
От каждого отдела или кабинета оставить ответственного на время переезда. Своевременные ответы на вопросы наших специалистов экономят время и позволяют перемещать предметы в новом офисе на нужные этажи, кабинеты и места. Не придется потом, после переезда, самостоятельно переставлять или нанимать людей, которые будут всё переносить.
Обязательно прислушивайтесь к советам специалистов. Плохого не порекомендуют, а хороший совет позволит вам сэкономить средства, нервы и время.
Если не хотите вникать во все нюансы офисных переездов, просто обратитесь к нам. Гарантируем максимально возможное спокойствие, сохранность и непрерывность работы вашего офиса.
