Переезд архива можно организовать быстро и четко, если заранее составить план работ, купить упаковочные коробки и привлечь компанию-перевозчика. Даже если архивное делопроизводство в организации ведется по ГОСТ или внутренним регламентам, а номенклатура документов известна, лучше пригласить специалиста мувинговой компании — у нас это бесплатно. Он на месте оценит объем и примерный вес груза, а также даст рекомендации по организации процесса. Это позволит правильно рассчитать количество упаковочного материала и временных затрат.
Если в составе архива есть фото-, видео-, телеметрические, картографические сведения, инженерно-техническая документация с чертежами и другие нестандартные единицы хранения, в отношении которых действуют нормативные требования, то наш специалист предложит несколько вариантов упаковки.
У нас два магазина упаковочных материалов по Москве, один в Твери и свое производство. Поэтому телевизоры, мебель и посуду упакуем надежно и по приемлемой цене.
Коробки для перевозки архива
Как показывает наш опыт, при организации перевозок больших объемов бумажных документов востребованы самосборные коробки 4 видов:
- Большие короба объемом 46 литров и нагрузкой до 25 кг, рассчитанные на 6−8 жестких папок-регистраторов;
- Средние короба объемом 17 литров и нагрузкой до 20 кг для папок-скоросшивателей;
- Универсальные короба с дном типа «ласточкин хвост», рассчитанные на нагрузку до 10 кг, для несистематизированных папок;
- Жесткие архивные коробки-папки с корешком 7 см для разрозненных документов формата А4.
План переезда архива
Всю работу, которая состоит из упаковки документов, погрузки в автотранспорт и выгрузки на новом месте, нужно разделить на несколько этапов:
Подготовительный этап: оценка объема груза, составление перечня единиц перемещения (документы и мебель), составление плана работ и сметы, заказ упаковочных материалов;
Упаковка: укладка архива в коробки с обязательной маркировкой, что позволит без проблем сохранить архивную последовательность при развертывании на новом месте;
Подготовка мебели, что может потребовать ее разборки и использования дополнительных материалов в виде листового картона, стрейч-пленки и прочего;
Погрузка: если выполняется в соответствии со схемой размещения архива, то и выгрузка не создаст путаницы. Длинные коридоры, этажность, наличие грузового лифта, в который встанет такелажная тележка, — все это влияет на продолжительность и стоимость работ.
На что обратить внимание
Пропуск в центр Москвы и ТТК. Архивы нерационально содержать на дорогих офисных площадях в центре города, поэтому значительная часть переездов приходится на «режимные» территории мегаполиса. У грузовых автомобилей компании-грузоперевозчика обязательно должен быть пропуск на въезд.
Большой вес
Архивные бумаги, сложенные стопками, очень тяжелые — попробуйте поднять обычную коробку с пачками бумаг для принтера. Заказывайте для перевозки большегрузные автомобили и не экономьте на количестве грузчиков, иначе процесс затянется, а оплата рассчитывается по часам.
Дополнительные расходы
Перевозить архивные стеллажи и мебель в сборе — нерационально, так как машина будет почти пустая. Поэтому мебель нужно разобрать, упаковать и погрузить. Для разборки и упаковки нужны инструменты, материалы и люди, о чем иногда забывают заказчики срочных переездов. Заказывать упаковочный материал лучше с запасом в 10−15% при наличии плана и на 25%, если объем оценивали «на глаз».
Расчет стоимости может быть почасовым или фиксированным.
О компании
Компания «Центр переезд» с 2007 года занимается перевозкой архивов предприятий и организаций всех форм собственности, в том числе тех, где действуют нормативные требования к организации архивного делопроизводства. Используйте наш опыт к своей выгоде, ведь переезд — к лучшему!
